Description
No mundo empresarial contemporâneo, a maestria na organização administrativa e no apoio à gestão representa o cerne do sucesso e desenvolvimento de organizações notáveis. O profissional de secretariado, com a sua missão abrangente, desempenha um papel crucial na definição, implementação e gestão de estruturas administrativas eficazes, com foco na excelência em processos de tomada de decisão, gestão de informação, comunicação e imagem organizacional. Neste contexto, é com grande entusiasmo que apresentamos o Programa Avançado de Secretariado Executivo e Assessoria de Alta Direção.
Este programa, meticulosamente concebido, tem como objetivo dotar os participantes com competências técnicas e pessoais imprescindíveis, capacitando-os para um desempenho de excelência no apoio à Administração, CEO e Gestores de Elevado Escalão, em conformidade com os mais elevados padrões de exigência. Assim, visa promover uma atuação versátil e eficaz neste ambiente dinâmico e desafiador.
Objetivos Gerais
O Programa Avançado de Secretariado Executivo e Assessoria de Alta Direção visa dotar os participantes das competências, conhecimentos e ferramentas necessárias para a otimização da eficácia e eficiência do Gabinete e dos Serviços de Apoio à Administração, CEO, e Gestores de Topo.
O programa almeja igualmente munir os participantes com os conhecimentos essenciais para uma atuação versátil e eficaz no domínio do Secretariado e Assessoria Executiva, fomentando atitudes profissionais de excelência e atualizando métodos de trabalho em conformidade com as melhores práticas corporativas.
O programa almeja igualmente munir os participantes com os conhecimentos essenciais para uma atuação versátil e eficaz no domínio do Secretariado e Assessoria Executiva, fomentando atitudes profissionais de excelência e atualizando métodos de trabalho em conformidade com as melhores práticas corporativas.
Objetivos Especificos
- Adquirir proficiência nas normas protocolares no contexto institucional.
- Identificar as principais atividades inerentes ao secretariado de direção.
- Desenvolver habilidades de delegação, controlo de gestão e apoio à decisão.
- Fortalecer as capacidades de comunicação.
- Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico enquanto veículo de imagem.
- Aprofundar conhecimentos em métodos de organização, gestão de arquivo, agenda e gestão do tempo no secretariado.
- Aplicar proatividade e criatividade na execução das tarefas.
- Aperfeiçoar a gestão de comportamentos e emoções e promover relações interpessoais construtivas.
- Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho.
- Alavancar a excelência no serviço prestado.
- Adquirir competências em Organização de Eventos: reuniões, viagens, almoços, entre outros.
- Aplicar as normas protocolares no contexto empresarial.
- Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho
- Alavancar a excelência no serviço prestado
- Adquirir competências em Organização de Eventos: reuniões, viagens, almoços, entre outros
- Aplicar as normas protocolares no contexto empresarial
- Identificar as principais atividades inerentes ao secretariado de direção.
- Desenvolver habilidades de delegação, controlo de gestão e apoio à decisão.
- Fortalecer as capacidades de comunicação.
- Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico enquanto veículo de imagem.
- Aprofundar conhecimentos em métodos de organização, gestão de arquivo, agenda e gestão do tempo no secretariado.
- Aplicar proatividade e criatividade na execução das tarefas.
- Aperfeiçoar a gestão de comportamentos e emoções e promover relações interpessoais construtivas.
- Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho.
- Alavancar a excelência no serviço prestado.
- Adquirir competências em Organização de Eventos: reuniões, viagens, almoços, entre outros.
- Aplicar as normas protocolares no contexto empresarial.
- Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho
- Alavancar a excelência no serviço prestado
- Adquirir competências em Organização de Eventos: reuniões, viagens, almoços, entre outros
- Aplicar as normas protocolares no contexto empresarial
Programa
Sessão de Apresentação
Módulo 1. Desempenho da Função e Aperfeiçoamento de Competências (07H)
I- Desempenho da Função e Aperfeiçoamento de Competências em Secretariado Executivo e Assessoria de Alta Direção
1. Responsabilidades inerentes ao desempenho da profissão.
2. Os desafios na época contemporânea.
3. O desempenho das funções em instituições públicas e em empresas privadas. Características comuns e divergentes.
4. Aperfeiçoamento de competências técnicas e comportamentais e respetiva importância.
5. Os desafios na organização do trabalho quotidiano.
6. O binómio tempo/produtividade. Gerir o tempo como um recurso não renovável. Definir prioridades. Técnicas e ferramentas.
7. Estratégias para alavancar a produtividade.
8. Princípios de liderança adaptados à função.
9. O trabalho em equipa como fator determinante de sucesso.
10. O relacionamento com os pares e demais colegas.
Módulo 2. A Interação entre o Secretariado/Assessoria os Gestores de Alto Nível (07H)
1. Missão e Visão Estratégica do Secretariado de Excelência.
2. Alinhamento entre a Missão/Visão da Organização e a função de Secretariado/Assessoria.
3. Relacionamento profissional com chefias e outras hierarquias.
4. Cultivar e consolidar relações estratégicas, alinhadas e produtivas.
5. Apoiar uma pessoa ou um grupo de pessoas. Pontos comuns e pontos divergentes.
6. Identificação, implementação e gestão de procedimentos estratégicos para alcançar metas de excelência nos diferentes contextos.
7. Lidar com desafios decorrentes dos diferentes estilos de personalidade.
8. Evitar, gerir e sanar conflitos no quotidiano profissional.
9. Desenvolver e aperfeiçoar competências pessoais para lidar com o stress, promover o autocuidado e aumentar a resiliência.
10. Como desenvolver o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional.
Módulo 3. Comunicar em Contexto de Secretariado/Assessoria. A centralidade da Tecnologia (10H)
1. Atualização de competências em comunicação, quer na oralidade, quer na escrita.
2. As boas práticas em atendimento presencial e telefónico.
3. Redação de documentos inerentes ao desempenho do cargo. Revisão e consolidação de conhecimentos (cartas, ofícios, emails, convites, diferentes tipos de cartões, entre outros).
4. Títulos protocolares.
5. Comunicação eficaz, positiva e persuasiva.
6. Princípios básicos de Netiquette.
7. Compilação e gestão de informação para facilitação da tomada de decisão superior. Fontes e recursos.
8. Literacia e competência no digital, uma necessidade permanente.
9. Ferramentas tecnológicas que acrescem produtividade à função (na gestão de agendas, na gestão de projetos, na realização de reuniões em videoconferência).
10. O impacto da inteligência artificial no desempenho das funções.
Módulo 4. Relações Públicas, Imagem e Protocolo - Os Profissionais de Secretariado/Assessoria (10H)
1. Os Profissionais de Secretariado/Assessoria como imagem de marca da instituição/empresa e rosto da(s) Chefia(s).
2. Princípios de Relações Públicas relacionados com a função.
3. Regras de Etiqueta Social e de Protocolo a implementar e desenvolver em contexto profissional.
4. O alinhamento entre a presença visual pessoal e a imagem institucional.
5. O recebimento de visitantes de diferentes níveis hierárquicos, nacionais e internacionais.
6. O planeamento, organização e gestão de reuniões de trabalho produtivas.
Módulo 5. Organização e Gestão de Eventos: Planeamento, Orçamentação e Implementação (06H)
1. Fundamentos do Planeamento de Eventos:
1.1. Identificação de público-alvo e análise de necessidades.
1.2. Definição de metas e objetivos.
1.3. Seleção de datas e locais apropriados.
2. Orçamentação de Eventos:
2.1. Estimativa de custos envolvidos em diferentes aspetos de um evento.
2.2. Identificação de fontes de financiamento e receitas potenciais.
2.3. Estratégias para a gestão eficaz de orçamentos de eventos.
3. Implementação de Eventos:
3.1. Gestão logística e coordenação de recursos humanos.
3.2. Estratégias para lidar com imprevistos e situações de emergência.
3.3. Avaliação pós-evento e gestão de feedback.
Encerramento
Módulo 1. Desempenho da Função e Aperfeiçoamento de Competências (07H)
I- Desempenho da Função e Aperfeiçoamento de Competências em Secretariado Executivo e Assessoria de Alta Direção
1. Responsabilidades inerentes ao desempenho da profissão.
2. Os desafios na época contemporânea.
3. O desempenho das funções em instituições públicas e em empresas privadas. Características comuns e divergentes.
4. Aperfeiçoamento de competências técnicas e comportamentais e respetiva importância.
5. Os desafios na organização do trabalho quotidiano.
6. O binómio tempo/produtividade. Gerir o tempo como um recurso não renovável. Definir prioridades. Técnicas e ferramentas.
7. Estratégias para alavancar a produtividade.
8. Princípios de liderança adaptados à função.
9. O trabalho em equipa como fator determinante de sucesso.
10. O relacionamento com os pares e demais colegas.
Módulo 2. A Interação entre o Secretariado/Assessoria os Gestores de Alto Nível (07H)
1. Missão e Visão Estratégica do Secretariado de Excelência.
2. Alinhamento entre a Missão/Visão da Organização e a função de Secretariado/Assessoria.
3. Relacionamento profissional com chefias e outras hierarquias.
4. Cultivar e consolidar relações estratégicas, alinhadas e produtivas.
5. Apoiar uma pessoa ou um grupo de pessoas. Pontos comuns e pontos divergentes.
6. Identificação, implementação e gestão de procedimentos estratégicos para alcançar metas de excelência nos diferentes contextos.
7. Lidar com desafios decorrentes dos diferentes estilos de personalidade.
8. Evitar, gerir e sanar conflitos no quotidiano profissional.
9. Desenvolver e aperfeiçoar competências pessoais para lidar com o stress, promover o autocuidado e aumentar a resiliência.
10. Como desenvolver o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional.
Módulo 3. Comunicar em Contexto de Secretariado/Assessoria. A centralidade da Tecnologia (10H)
1. Atualização de competências em comunicação, quer na oralidade, quer na escrita.
2. As boas práticas em atendimento presencial e telefónico.
3. Redação de documentos inerentes ao desempenho do cargo. Revisão e consolidação de conhecimentos (cartas, ofícios, emails, convites, diferentes tipos de cartões, entre outros).
4. Títulos protocolares.
5. Comunicação eficaz, positiva e persuasiva.
6. Princípios básicos de Netiquette.
7. Compilação e gestão de informação para facilitação da tomada de decisão superior. Fontes e recursos.
8. Literacia e competência no digital, uma necessidade permanente.
9. Ferramentas tecnológicas que acrescem produtividade à função (na gestão de agendas, na gestão de projetos, na realização de reuniões em videoconferência).
10. O impacto da inteligência artificial no desempenho das funções.
Módulo 4. Relações Públicas, Imagem e Protocolo - Os Profissionais de Secretariado/Assessoria (10H)
1. Os Profissionais de Secretariado/Assessoria como imagem de marca da instituição/empresa e rosto da(s) Chefia(s).
2. Princípios de Relações Públicas relacionados com a função.
3. Regras de Etiqueta Social e de Protocolo a implementar e desenvolver em contexto profissional.
4. O alinhamento entre a presença visual pessoal e a imagem institucional.
5. O recebimento de visitantes de diferentes níveis hierárquicos, nacionais e internacionais.
6. O planeamento, organização e gestão de reuniões de trabalho produtivas.
Módulo 5. Organização e Gestão de Eventos: Planeamento, Orçamentação e Implementação (06H)
1. Fundamentos do Planeamento de Eventos:
1.1. Identificação de público-alvo e análise de necessidades.
1.2. Definição de metas e objetivos.
1.3. Seleção de datas e locais apropriados.
2. Orçamentação de Eventos:
2.1. Estimativa de custos envolvidos em diferentes aspetos de um evento.
2.2. Identificação de fontes de financiamento e receitas potenciais.
2.3. Estratégias para a gestão eficaz de orçamentos de eventos.
3. Implementação de Eventos:
3.1. Gestão logística e coordenação de recursos humanos.
3.2. Estratégias para lidar com imprevistos e situações de emergência.
3.3. Avaliação pós-evento e gestão de feedback.
Encerramento
Destinatários/as
O Programa Avançado de Secretariado Executivo e Assessoria de Alta Direção tem como principais destinatários: Profissionais de Secretariado Executivo de Alto Nível com experiência comprovada no apoio direto à administração e gestores de topo; Assistentes de Administração e Secretariado Executivo que desempenham funções de responsabilidade crítica no apoio à tomada de decisão estratégica; Secretários e Assistentes Administrativos que trabalham em ambientes empresariais exigentes e têm um papel crucial na gestão da informação e na comunicação dentro da organização; Membros da equipa de apoio de alto escalão que desempenham funções essenciais no estabelecimento e manutenção de padrões de excelência em protocolo e imagem corporativa.
Pré-Requisitos
Este curso não apresenta pré-requisitos
Coordenador Científico
Cristina Marques Fernandes
Coordenador Pedagógico
Mariza Moreira
Metodologias de Formação
Todas as ações de formação abrangem métodos e técnicas de formação diversificadas, adequadas pelos formadores às características dos formandos, aos conteúdos a abordar e ao momento formativo. Recorremos sempre a metodologias adequadas aos adultos. Serão utilizadas diferentes metodologias de formação, como método expositivo; interrogativo, demonstrativo e ativo. Simultaneamente serão trabalhadas as técnicas de: debate, brainstorming e trabalhos práticos individuais. Nesse sentido, a formação é desenvolvida com uma componente essencialmente prática, tendo em conta os interesses e as motivações do formando, de modo a permitir-lhe aperfeiçoar os seus saberes e capacidades, rentabilizando-as em todas as esferas da sua vida.
Métodos de Avaliação
Enquanto componente do processo formativo, procura-se garantir um sistema formal e rigoroso de avaliação da formação.
- Avaliação das Aprendizagens que considera os seguintes momentos: diagnóstica (aferição de pré-requisitos), contínua (participação, empenho, atividades realizadas) e sumativa (exercícios e testes e/ou exames finais, se aplicável).
- Avaliação da formação, realizada com recurso a inquéritos de satisfação de formandos, de formadores e de coordenadores.
- Avaliação das Aprendizagens que considera os seguintes momentos: diagnóstica (aferição de pré-requisitos), contínua (participação, empenho, atividades realizadas) e sumativa (exercícios e testes e/ou exames finais, se aplicável).
- Avaliação da formação, realizada com recurso a inquéritos de satisfação de formandos, de formadores e de coordenadores.
Certificação
O Certificado Profissional da INCURSO é emitido no fim da formação através do Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa (SIGO), na área criada especificamente para o registo das ações de formação não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações, ao abrigo do n.º 6 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 396/2007, de 31 de Dezembro e Portaria n.º 474/2010, de 8 de Julho, ficando associado ao Passaporte Qualifica - Registo Individual de Competências do formando.
- No final do curso os formandos que obtiverem registarem assiduidade mínima de 80% e aproveitamento têm direito a um Certificado de Formação Profissional conforme legislação em vigor.
- Os formandos sem assiduidade mínima e/ ou aproveitamento recebem uma Declaração de Frequência de Formação Profissional, na qual onde constará carga horária e módulos da formação.
- No final do curso os formandos que obtiverem registarem assiduidade mínima de 80% e aproveitamento têm direito a um Certificado de Formação Profissional conforme legislação em vigor.
- Os formandos sem assiduidade mínima e/ ou aproveitamento recebem uma Declaração de Frequência de Formação Profissional, na qual onde constará carga horária e módulos da formação.
Requisitos de Frequência
Requisitos de Frequência para a Formação Online:
Cada formando deverá estar munido de um computador com ligação estável à internet.
É recomendável para o bom funcionamento da sessão e interação entre formador e formando, deverão estar assegurados: webcam, microfone e colunas ou auscultadores.
É desejável que os formandos tenham conhecimentos de sistema operativo windows na ótica de utilizador.
Recomenda-se que seja feito acesso prévio à plataforma para testar os sistemas e a acessibilidade.
